業務の効率化は、業種に関係なく対策を施しているのではないでしょうか。
しかし、業務効率化しよう！と、漠然と始めただけなら効果はほとんど得られないと思われます。
そこで今回は、人の振り見て我が振り直せ。
ということで、企業や会社の取り組み事例をご紹介しますので、ぜひ参考にご覧いただき、御社の業務効率化に繋げてみてはいかがでしょうか。
目次
１、業務効率化で多い事例とは？
まず業務効率化とは、単純に業務の中の様々な「ムリ・ムダ・ムラ」を排除することです。
そこで、「なぜ業務効率化が必要なのか？」というような目的を明確にするのが先決。目的が明確になったら、次に目的にあわせて目標を設定すれば、あとは社員一人一人が効率化に向けて取り組むだけです。
その業務効率化の取り組みとして多い事例が、以下の2つ。
- ノー残業デー
- 時間外労働短縮のため事前申請制度の導入
この2つの事例が最も多く、実際に導入され業務効率化を実現しています。
特にノー残業デーに関しては、厚生労働省が行った「時間外労働削減のための取り組みに関するアンケート」の結果によると、60.3％の企業が実際に導入したと回答しているほどです。
また、時間外労働の短縮を目的に、時間外労働するときに事前申請書を導入しているケースも多く、実際に残業をする社員が、時間外労働する理由、予定時間、業務内容などを記入し、直属の上司に提出する仕組みになっています。
どちらも、基本は労働時間の短縮を図るための取り組みであり、社員一人一人の時間外労働や休日出勤に対する意識の見直しを促せるので、経営者側としては人件費の削減に繋がるなど大きなメリットが得られます。
2、業務効率化の取り組み事例紹介
そこで、前項でご紹介した内容を踏まえて、どのような取り組みが実施されているのか、いくつか事例をご紹介いたします。
事例➀ 社員各自が毎週1日ノー残業デーを設定、業務効率向上の目標を設定
（厚生労働省：企業における取組事例 参照）
◆各自が毎週1日の残業デーを設定
従業員によって業務内容や進捗状況が異なるので、一律何曜日と決めて実施するのではなく、従業員各自がそれぞれ週1回好きなタイミングでノー残業デーを決定している。
導入以前は、「みんながいると帰りにくい」という雰囲気はありましたが、ノー残業デーを設定することで、「今日はノー残業デーなので」と、周囲に気兼ねなく定時で帰りやすくなることを期待して、このような制度を導入した。
ノー残業デーの実効性を高めるため、あらかじめ職場の全員が共通のファイルに各自のノー残業デーを記入。そして、お互いに確認できる仕組みとすることによって、ノー残業デーの設定の重複を避けるなど、業務に支障が出ないような調整を各自で行えるようにしました。
◆業務効率向上の目標を設定
業務効率向上や労働時間削減につなげるため、半年に一度、従業員が今の業務の中の課題を抽出して、「どのようにしたらよくなるか」「何を変えたらもっと仕事が早く進められるか」ということを考えて、業務効率向上の目標を設定している。
その目標設定に際しては、目標達成のための具体的な手段と、達成可否の判断基準などを記載した計画書を作成。さらに、最終目標だけではなく、目標を達成するための手段などを記載することで、より実効性のある計画となるよう配慮している。
目標の進捗状況については、各自が1ヶ月に1回レポートを作成し上司に提出。レポートの形式は部門によって異なりますが、例えば営業部門では、「営業活動報告書」に記入し上司の確認を受けている。
事例➁ 残業の事前申請制度の導入と実施状況の管理
（厚生労働省：企業における取組事例 参照）
従業員が残業を行う場合、毎日「時間外労働申請書」を管理職に提出。管理職は残業内容を確認し、残業する必要がある業務なのかを判断して、不要と判断すれば、翌日に回すよう指導している。
この申請フォームには、「残業申請理由」「残業予定時間」「残業内容」などを記入。管理職には、申請書が提出された時点で、部下の業務の内容や進捗状況を把握し、コミュニケーションを図るように指示している。
この制度を導入することで、不要な残業が削減されるだけでなく、どの部門で、どのような理由で、どの程度の残業が発生しているかといった、残業の実態を管理部門が的確に把握できるようになりました。その結果、時間外労働削減のために、どこから手をつけるべきか、優先順位付けができるようになり、ここから時間外労働の削減の取組を進めることができました。
以上、2つの事例をご紹介しましたが、どちらも労働時間短縮を目的とした取り組みとして簡単に行えるので、社員の休日出勤や残業時間が問題になっている会社で導入すれば効果が得られるのではないでしょうか。
3、まとめ
業務効率化といっても様々な対策方法があり、試行錯誤しながら取り組んでいるのではないでしょうか。
その取り組みの中で最も多い事例が、労働時間短縮を目的とした、ノー残業デーの設定や時間外労働の事前申請制度の導入です。現在、この2つの制度を導入している企業は多く、実際に大きな成果が得られています。
もちろん、最終的な目標は人件費の削減であり、今ではトップダウンで業務効率化に取り組んでいる企業は多いといいます。