業務効率化は、ほぼ全ての企業や会社で、何かしらの対策を取り組んでいるのではないでしょうか。
その際、上司から頭ごなしに命令しても、真剣に取り組んでくれないでしょう。
業務効率化で改善対策を行っていくうえで、どんなメリットがあるのか理解してもらわないと、社員一人一人の意識も変わりませんよね。メリットが理解できれば業務効率化をする意図や意義も認識してもらえ、結果として成果が得られるのです。
そこで今回は、職種や企業の規模によって多少異なりますが、一般的な業務効率化で得られるメリットをご紹介いたします。
目次
１、業務効率化で得られるメリットとは？
業務効率化といえば、単純に現状の業務の中の「ムリ、ムダ、ムラ」を排除すること。現在行っている業務を把握して分析を行い、業務効率化する目的とそれに沿った目標を明確にして、対策案を立案したのち実際に導入して、業務効率化を進めていきます。
そこで、改善対策を実施して成果が表れてくれば、どんなメリットが得られるのか？
メリット➀ 無駄な業務が削減できる
業務効率化を進める過程で、無駄な書類や作業を排除する対策を行います。限られた時間の中で、様々な書類を作成する、または特定の作業をするとき、1つでも減らせれば時間や労力も削減できます。
今まで2枚の書類を作成していたのを1枚にまとめられれば、作る時間はもちろん、用紙やインクも半分で済みますよね。
メリット➁ 時間に余裕ができる
業務効率がよくなるということは、自然と時間に余裕ができるようになります。時間に余裕ができれば、仕事に追われるプレッシャーから解放され、一つ一つの業務の質も向上すると考えられます。
また、現在のオフィスではパソコンを利用する業務が大半を占めているため、時間に余裕ができれば1時間に5～10分程度、目や肩などをリフレッシュすることもできます。
メリット➂ 時間外労働が減少する
時間に余裕ができるのと意味合いは同じですが、現在「ノー残業デー」を導入している企業も多く、できるだけ時間外労働を減らしていくための対策が様々な形で行われています。
業務効率化が進められれば時間に余裕ができ、結果として時間外労働、いわゆる残業する必要が無くなってくるのです。
メリット➃ コスト削減が図れる
業務効率化の最終的な目標は、人件費などのコスト削減。業務効率化が進めば時間外労働が削減され、必要となる人件費などのコストも当然減っていきます。
その削減できたコストを他の足りない部分に補うことで全体の業務効率も向上し、さらに福利厚生面でも設備の拡充が行えるようになります。
結果として、会社全体に大きなメリットをもたらすことができるのです。
メリット➄ ストレスが軽減できる
ここまでの4つのメリットすべて社員一人一人のストレス軽減に繋がっていきます。無駄な書類や作業がなくなれば時間に余裕ができ、時間外労働する必要もなくなり、退社後の時間を有効活用できるようになります。
結果として、ストレスを感じる要素が減り、ストレスを感じていてもリフレッシュができます。
2、まとめ
業務効率化は、ほとんどの企業で様々な対策が行われています。その際、まずは業務効率が得られるメリットを社員一人一人に理解してもらい、業務効率化する意図や意義を認識してもらう必要があります。
ここでは、一般的なメリットをご紹介しましたが、人件費などのコスト削減と、社員一人一人の負担が少なくなることでのストレス軽減が大きなメリットではないでしょうか。