企業などの法人では、コスト削減とともに業務の効率化は永遠のテーマですよね。
「どうすれば効率良く仕事をこなせるか」と、試行錯誤しながら日々の業務に取り組んでいる方は多いでしょう。
その「どうすれば」で悩んでいる方におすすめなのが、様々な便利ツール。ツールとは、ある特定の業務をサポートしてくれる小規模なプログラムを指し、目的のために使う道具なのでtool（ツール）として世に出回るようになりました。
そこで今回は、業務効率化におすすめの便利ツールを利用目的別に5つご紹介いたします。
目次
１、業務効率化におすすめの目的別便利ツール５選
まず、そもそものtool（ツール）について説明すると、日本語に直訳すれば「道具、工具」。
つまり、
ツールとは特定の業務をするとき助けとなる道具ということです。
他にも「ソフト」と「アプリ」と似たような単語があり、違いに正確な線引きはないものの、
ソフト（ソフトウェア）：OSのシステム全体
アプリ（アプリケーション）：OS上で特定の目的のために動くソフトウェア
と、イメージ的にはこのように解釈されます。
話を戻しますが、特定の業務に対してそれに見合った便利ツールを利用することで、助けとなり業務の効率化に繋がるのです。一般的に日々の仕事の中であると便利なツールとして、
- スケジュール管理ツール
- タスク（Todo）管理ツール
- コミュニケーション系ツール
- ファイル管理ツール
- 名刺管理ツール
といように今回は5つの目的別ツールをご紹介しますが、業務の目的に合わせて使い分ければ業務効率化に確実に繋がっていきます。それでは、5つの便利ツールの中でそれぞれおすすめのツールをご紹介いたします。
スケジュール管理ツール 「Googleカレンダー」
Googleのアカウントを持っていれば、誰でも利用できる無料ツール。
PC、タブレット、スマホ、ガラケーといった全てのプラットフォームに対応しているので、どの端末からでも追加・編集が可能になります。
また、使い方はシンプルでありながら、複数人とスケジュールの共有、Gmailに送られてきた予定を自動的に追加、などの便利な機能も搭載されています。様々なスケジュールが１ヶ所で管理できるので、漏れや抜けがなくなり業務の効率化が図れます。
基本Googleカレンダーに有料プランは存在しないので、全ての機能が完全無料で利用でき、コスト面でも大きなメリットがあります。
タスク管理（Todo）ツール 「ToDoist」
タスク管理とは、細かい作業や計画を指す言葉。自分自身の仕事を管理するために使われ「Todo管理」とも呼ばれています。
そのタスク管理におすすめのツールが「ToDoist」。世界中で1,000万人以上が使っているタスク管理ツールで、やることリストを登録する無料管理ツールです。一部有料の拡張オプションはありますが、基本はすべて無料で利用できます。
PCやスマホなどあらゆるデバイスで利用でき、同期も速く挙動も安定しています。また、シンプルで極力無駄を省いた洗練されたデザインで、タスク管理に集中できるように設計されています。
コミュニケーション系ツール 「ChatWork（チャットワーク）」
ビジネスの場で大人気のコミュニケーション系ツール。既にご利用のオフィスは多いのではないでしょうか。無料通話アプリ「LINE」のような会話感覚のチャット機能や、映像や音声での会議通話も可能。さらに、ファイルの共有やタスク管理といった機能まで搭載されています。
使い方も簡単で、書類をチャットに添付して送れるので、電子メールを使わずに書類のやり取りができます。現在では、スマホ版（Android／iPhone）もリリースされているので外出先からでも気軽に使え、社内コミュニケーションの効率を格段に向上してくれます。
ファイル管理ツール 「Googleドライブ」
Google社が提供するクラウドストレージサービス。似たサービスに「Dropbox」や「OneDrive」などありますが最も使いやすいツールです。
通常のWordやExcel、PDFや写真、動画などのデータをアップロードすれば、データの保管、管理、共有が可能。また、Googleドキュメント形式でファイルを作成すれば容量無制限で保存できます。
無料での利用は15GBまでと制限はありますが、有料でプレミアムプランへのアップグレードも可能です。
- 100GB：250円／月
- 1TB：1,300円／月
- 10TB：13,000円／月
また、GoogleドライブはWord、Excelなどのソフトウェアとの互換性が高く、ドライブ上でファイルが編集できるうえに、そのファイルを簡単に共有可能。複数の社員で同一ファイルの編集が可能になるので、業務の効率化に一役買ってくれます。
名刺管理ツール 「Eight」
Eightはスマホアプリになりますが、最も有名で100万人以上のビジネスマンが使っている名刺管理ツール。高度な読み取り技術と手入力を組み合わせた、速くて正確なデータ化には定評があります。
撮影された名刺データをEight専属のオペレーターが人力で文字データに変換。そのため、正確な情報を管理でき名刺データはスマホだけでなくPCでも閲覧できるので、必要なときにすぐ情報の閲覧ができます。
部署異動や昇進、昇格など、相手の名刺情報が変わったときでも、自分の登録情報を変えることで、Eightで繋がっている社員全員に通知が行く機能も備わっています。さらに、相手がEightを使っていれば、チャット感覚で気軽にメッセージをやり取りも可能です。
また、有料の「Eightプレミアム」（400円/月または4,000円/年）に申し込めば、名刺データのダウンロード機能などが利用できるようになります。
2、まとめ
仕事をするうえで、いかに効率よく様々な業務をこなしていくか、といったことは分かっていても中々できるものではないですよね。そこで、その手助けをしてくれる便利なツールを上手に利用することで、嘘のように効率化ができてしまいます。
今回は、日々の業務に沿って5つの便利ツールをご紹介しましたが、一部有料オプションはありますが、基本はすべての機能が無料で利用できるものばかりです。現在、自分のことを考えて効率が悪いなと感じている方は、便利なツールを活用してみてはいかがでしょうか。