業種に関係なく、業務効率化は永遠のテーマですよね。
企業の規模が大きくなるほど、何かと業務効率化の推進は叫ばれますが、それほど成果がでないことは良くある話。単に業務の効率化といっても何のために必要なのか、つまり「目的」や「目標」がなければ、成果は中々現れてきません。
そこで今回は、業務効率化で「目的」や「目標」を設定する重要性についてご説明いたします。
目次
１、業務効率化で成果をだすには「目的・目標」の設定が重要！
オフィスで業務効率化の推進を宣言して、ただ単に業務を効率的に行っていくだけでは成果が中々現れないので、実感として効率化に繋がっているのか実感するのが難しいもの。
そのため、業務効率化を宣言するなら、同時に明確な「目的」もしくは「目標」を設定する必要があります。例えば、ある場所に出張しなければならないとき、目的の場所があることで、どうすれば早く経済的に目的地に到着できるのか考えて、電車やバスといった移動手段や経路、料金などを調べますよね。
それと同じように、業務改善化の明確な目的や目標があれば、自発的に「どすれば」業務効率化ができるのか、という考えに繋がり、おのずと成果が実感できるようになるのです。
業務効率化といっても、やるべきことは現在の業務の中で「ムリ、ムダ、ムラ」を省いていくこと。
そこで、企業などの法人では、まず「なぜ業務効率が必要なのか」といって明確な目的と、
- 残業を◯時間減らす
- 出来る限り休日出勤はしない
- 経費を◯円削減する
- ミスプリント・印刷を◯％削減
などなど、目的を実現するために業務効率化の最終的な目標を設定すると、自然に具体的な方法が生まれ、社員一人一人の自主的な業務の効率化に結び付いていきます。結果として、業務効率化によって成果がでてくれば業務時間が削減され、人件費などのコスト削減へと繋がっていくのです。
業務効率化は社員一人一人の意識改革が先決
業務効率化では、パソコンなどのIT機器や便利なツールやアプリを利用するという方法が浮かんできますが、それらの道具を取り入れる前に必要なのは、社員一人一人の意識改革です。
パソコンやツール、アプリはあくまで業務を効率的に行うための道具であり、実際の業務を行うのは人間ですよね。そのため、まずは業務効率化をする考え方や価値観といった意識を改革しておくのが重要になります。
2、まとめ
どんな業種でも業務効率化は様々な形で行われています。その業務効率化を宣言するとき、明確な目的と目標を設定する必要があり、合わせて社員一人一人の意識改革を行うのが重要になります。
業務効率化は人が行うものであり、パソコンやソフトは道具でしかありません。明確な目的と目標があれば、パソコンやソフト、アプリをどう使えば業務が効率的に行えるのかといった考えに至り、自然に目的・目標に対する成果が表れてくるものです。
また、業務効率化の成果はすぐに現れてくるものではないので、長期的な目的や目標を設定するようにしましょう。