「IT」といえば、現代はIT社会といっても過言ではありません。
企業などの法人でも、グローバル化が進む変化が激しい世の中で、ITの効果的な活用が重要なものになっています。
企業でIT化する目的はコスト削減が挙げられます。しかし、IT化する最大の目的は「業務効率化」ではないでしょうか。様々な業務でIT機器を利用することで、人の手で行うよりも早く、かつ正確に業務が行えるようになります。
そこで今回は、「IT」についての説明と、業務効率化のためにITを導入するメリットとともに、デメリットとなる面も合わせてご説明いたします。
目次
１、「IT」とは？法人で導入される代表的なIT機器
今では「IT」という言葉は当たり前のように使われていますが、そもそもITとは何か正確にご存知ですか？
まず、ITは「Information Technology（インフォローション・テクノロジー）」の略語。つまり、日本語では「情報技術」を意味し、コンピューターや情報データ通信に関する技術の総称。ITと一口にいっても、PCや関連するソフトウェア、社内システムの構築など、情報通信に関わる広い範囲を指しています。
企業などの法人で使われる体表的なIT機器は、
- PC／サーバー／プリンターなどのパソコン周辺機器
- コピー機（複合機）
- ビジネスフォン
- ガラケー／スマホ／タブレットなどの通信デバイス
といった、今では当たり前のように利用しているものばかりです。
その他にも、以上の機器に付随するシステムやソフトウェア、アプリといったソフト面、さらに現在注目されているクラウドサービスなどの技術も含まれます。
「ICT」、「IoT」とは？
また、ここ最近「ICT」や「IoT」といったITに関連するような言葉を見かける機会が多くなりました。
実際何が違うのか？と同じもののように感じてしまいますが、同じITでも概念が異なります。
ICTとは？
ICTは、「Information and Communication Technology」の略語。
日本語に訳すと「情報通信技術」となり、ITとほぼ同じ意味合いを持ちますが、諸外国ではITよりICTのほうが一般的であり、日本においても「IT→ICT」の流れになってきています。
ポイントとなるのは「Communication（コミュニケーション）」。
現在では、ITを利用した情報や知識の共有や伝達といったコミュニケーションの重要性を伝える意味でITよりもICTという言葉が浸透してきているのです。
IoTとは？
IoTはそのまま「アイ・オー・ティ」と呼びますが、「Internet of Things」の略。
日本語に直訳すれば「モノのインターネット」となり、何のことだか分からない方も多いのでは？
簡単に説明すれば、通信機能が搭載されたモノ、いわゆるPCやスマホが、インターネットを通じてあらゆるモノに繋がり、お互いに情報交換することにより相互に制御する仕組みを意味しています。
以上のように、単にITといっても今では様々な技術が開発され、これからも進歩し続けるでしょう。
2、業務効率化のため？ITを導入するメリット・デメリット
今では企業や会社の規模に関係なく、PCや複合機といったIT機器を導入し、社内ネットワークを構築するのは当たり前の時代に。
では、オフィスをIT化することで、どんなメリットがあり、逆にどんなデメリットがあるのか？
もちろんメリットがあるからこそ導入し活用されますが、それに伴うリスクなどのデメリットが発生することは認識しておく必要があります。
ITを導入するメリット
オフィスをIT化する一番のメリットは、何といっても「業務の効率化」。ポイントをまとめると以下の通りになります。
- データの一元管理ができる
- ミスなく正確な処理ができる
- 社内および社外とのコミュニケーションが円滑になる
- ペーパーレスにより保管場所およびコストが削減できる
このように、IT機器を設置してネットワークシステムを構築することで、イーターネットを介しての情報のやり取りが可能になり、コミュニケーションが取りやすく、また、様々なデータをサーバーやクラウド上に保管することで一元管理が出来るようになます。
ITを導入するデメリット
オフィスをIT化すると、どんなリストがあるのか？デメリットとなるポイントを挙げると以下の通りです。
- 設備投資に多額の費用が必要
- システム管理には専門的な知識が必要
- 情報セキュリティの脅威（ウイルス感染、情報漏えいなど）
デメリットとして、当然IT機器やシステム構築するための設備投資には多額の費用が必要になり、ネットワークシステムを構築しても管理するためには専門的な知識が必要になり、別にエンジニアなどに依頼する必要があります。
次に、特に問題なのが、ウイルス感染や情報漏えい、顧客情報の流出などの情報セキュリティ上のリスクです。IT化をするのに合わせて、被害が発生することを想定してしっかりした情報セキュリティ対策を施す必要があります。
企業による個人情報の流出などのニュースが度々報道され、多くの企業は情報セキュリティ対策を強力に推進しています。
以上のように、ITを導入することで業務効率化が進められる反面、情報漏えいやウイルス感染などの情報セキュリティ上のリスクがあることは認識しておく必要があります。
3、まとめ
現在のオフィスには必要不可欠なIT機器や関連するネットワークシステム。IT化する最大のメリットは業務の効率化であり、結果としてペーパーレス化も可能になるのです。
現在では、IT技術を用いコミュニケーションを重視したICTが主流になり、様々なシステムやツールが開発され、多くの企業に導入されています。ただし、ネットワークを構築することによる情報セキュリティ上の様々な脅威を、未然に防ぐための対策も合わせて施していく必要があることはしっかり認識しておきましょう。