どうしたら効率的に仕事ができるのか？
この考えは、業種に関係なく誰もが頭に浮かんでくるのではないでしょうか。
業務効率化には、いわゆる業務の無理、無駄、ムラをなくすため、アイデアを出してそれを実践していければ、自然に効果が表れてくるもの。しかし、業務効率化のアイデアを出すと簡単にいっても意外に難しいですよね。
そこで今回は、業務効率化のムリ、ムダ、ムラをなくしていくための簡単なアイデアをご紹介いたします。
目次
１、業務効率化で実践したいアイデア
何ごとにも言えますが、「無理をする」、「無駄なことをする」、「やることにムラがある」といった場合、効率的とは決して感じませんよね。もちろん、日々の仕事の中にも言えることで、業務効率化のためには、これらを極力排除していくアイデアが必要になるのです。
そこでここからは、「無理、無駄、ムラ」をなくすためのアイデア事例をそれぞれご紹介いたします。
「無理」をなくす
こちらは具体的な事例はないものの、仕事をする上で自分の能力では無理なことってありますよね。また、物理的にもいえることです。
自分の能力以上の仕事を依頼され引き受けたとき、もちろんスムーズに進めることはできないので、作業効率は逆に悪くなってしまうもの。つまり、仕事をするとき自分に負担が大きくなれば、精神的にも追い詰められて、本来の力が発揮できなくなるということです。
また、何事も100％完璧にできれば良いのですが、それではどこかで無理していることになります。100％を目指すのは決して悪いことではないので、気持ち80～90％の仕事を目指していれば、無理なく効率も上がるではないでしょうか。
もちろん、出来ない仕事を安請け合いするのは禁物です。
「無駄」をなくす
仕事の無駄という要素はたくさんあります。まずは、基本的な無駄を無くしていくことから考えましょう。
まずは、デスク周辺の整理整頓。
デスク周辺が書類や物でゴチャゴチャしていると、落ち着いて仕事に取り組めない他に、必要な書類を探し回るための時間が無駄ですよね。そのため、デスクの上には物を極力置かないようにして、必要な書類はファイルにまとめて、不要な書類はシャレッダーなど廃棄するように心掛けておきましょう。
実際の仕事においては、不必要な書類はなくしていくようにして、書式が統一できるものは揃えておけば効率化につながります。また、例えばコピーや印刷するとき、できるだけまとめて行うように心がけておくと、印刷物を取りに行く手間と時間の無駄がなくなります。
このように、業務の無駄をなくしていくアイデアとして、まとめられるもの極力まとめていけば、おのずと業務効率化に繋がるのではないでしょうか。
「ムラ」をなくす
仕事のムラとは、仕事が平準化していない、または優先順位が明確でない状態のこと。
仕事のムラをなくすアイデアとして、まずは社内で利用する書式は統一する他に、利用するパソコンや携帯電話を統一することが大切。また、社内で平準化している業務があれば、作業フローなどマニュアルを作成していておくのも効果的です。
その他にも、自分自身でムラをなくしていくには、しっかりしたスケジュールおよびタスク管理をしておくのも重要。タスク管理のタスクは「やること」を指し、自分のやるべき細かい作業や計画を管理することです。
以上のように、仕事のムラをなくしていくアイデアとして、まとめられる書式は統一の書式を作成する、作業フローを作成する、社員一人一人にスケジュール管理およびタスク管理を徹底させることで業務の効率も自然に向上していくでしょう。
業務効率化にはアプリ・ツールを活用すると効果的
これはアイデアとは少しニュアンスは異なりますが、現在では様々な業務をサポートしてくれる便利なアプリやツールが数多くリリースされ、できるビジネンマンの必須アイテムとして重宝されています。
スケジュール管理はもちろん、タスク（Todo）管理やファイル管理、名刺管理、経費清算など、有料・無料とサービスは一部異なりますが、数え切れないほどの便利なアプリ・ツールが配信されています。
一般的に考えられる仕事にはほとんど対応しているので、ご利用になりたい方はインターネット検索で探してみてはいかがでしょうか。
2、まとめ
業務効率化は働いている方なら、一度は効率化できるようなアイデアを考えたことがあるのではないでしょうか。基本は業務の「無理、無駄、ムラ」を排除することで実現できる、と分かっていても実践するのは難しいものです。
今回は、この「3ム」についてなくしていくアイデアをご紹介しましたが、どれも基本的なことばかりです。もちろん、働いている職場によって業務効率化のアイデアはまったく異なるので、参考になったか定かではありませんが、まずは現在の職場で定期的にアイデアを出し合って、職場全体の業務効率化を目指すようにしたいですね。