オフィスのPCがWindowsの方は、MicrosoftのWord、Excel、PowerPoint、とったソフトを日々の業務でフル活用しているでしょう。中でも、Excelは経費精算や見積書、請求書などの資料を作成するために利用頻度は最も多いはず。
そのExcelに「マクロ」という機能があるのはご存知ですか？ビジネスマンなら、名前程度は知っていると思いますが、使いこなせる方は少ないのではないでしょうか。
この「マクロ」の使い方を習得すれば、確実に業務効率化に繋がる便利な機能なのです。そこで今回は、日々の業務効率化に繋がるExcelの「マクロ」機能についての説明と基本的な使い方をご紹介いたします。
目次
１、そもそもExcelの「マクロ」とは？どんなケースで使うのか？
最近では学生の方もExcelを使う時代になっていますが、ビジネスマンは日々の業務で頻繁に利用します。基本は表計算ソフトとして利用され、経理関係の他にも様々な業務で利用する機会が多いソフトです。
業務によって使う機能・使わない機能はありますが、「マクロ」は習得しておきたい機能の一つ。
名前は知っていても、使いこなすのが難しそうに考えられがち。そもそもExcelのマクロとは、”Excel上の作業を記録して、自動的に実行してくれる機能” を意味しています。
どんなケースでマクロを使うのか？
そこで、どのようなケースでマクロを利用するのか？と、基本的なことで疑問に感じますよね。まず、Excelで経理処理やデータ集計などを行う場合、同じ作業（動作）を何度も繰り返すことってありませんか？例えば、
- 経理処理で毎日もしくは毎月同じ項目のデータを集計する
- 見積書などの作成でセルに毎回同じ定型句を入力する
などなど、同じ作業を繰り返すケースは多々あるものです。今回は１回だけの作業なら問題ないものの、毎回繰り返すのは労力も時間も無駄にしている感じがあります。
このように繰り返す作業が必要になるケースで利用するのが「マクロ」なのです。
繰り返しの作業を１度マクロに記録させれば、一連の作業がExcelのメニュー（リボン）の中にある「マクロ」ボタンを押すだけで完了。業務の簡略化に加えて、マクロに記録する段階で間違えない限りは、ミスを無くしてくれるメリットもあります。
2、Excelの「マクロ」機能の基本的な使い方
Excelは利用していても、マクロは難しそうだからと使うのを敬遠している方は多いのでは？
しかし、マクロの記録および記録したマクロの使い方は、それほど難しいものではないのです。
また、マクロには「VBA」というプログラム言語を自分で入力して利用する専門性が高いマクロはありますが、まずは基本となる簡単なマクロ機能だけでも覚えれば、十分に業務の効率化が図れます。
Excelの「マクロ」の基本的な使い方
最初にマクロの「記録」を行います。
その際、リボンに「開発」タブを表示させます。ちなみに、リボンとは上部メニュー欄の名称です。
- 「ファイル」→「オプション」の順にクリック
- 左メニューの「リボンのユーザー設定」を選択して、右メニュー内の「開発」にチェックを入れて「OK」をクリック
- これで上部に「開発」タブが追加されます。
マクロの「記録」
➀「開発」→「マクロの記録」をクリック
➁以下の表示画面の「マクロ名」を入力
その際、複数のマクロを作成したときでもすぐに分かるように、名前は簡潔で分かりやすい名前が理想です。
➂「OK」をクリックすると「マクロの記録ボタン」が「■記録終了」になり、記録が開始されます。
➃記録させたい作業を行い、マウスで範囲指定します。
ここでミスしないように注意が必要。
➄一連の作業が終わったら、最後に「■記録終了」をクリックすれば記録は完了です。
マクロの「実行」
記録すれば、あとは簡単。記録したマクロを使いたい場合は、
➀「開発」→「マクロ」の順にクリック
➁記録したマクロ名がすべて表示されるので、使いたいマクロを選択して「実行」をクリック
➂これで、記録した一連の動作が自動的に実行されます。
以上のように、基本的なマクロの利用は意外に簡単にできるので、今まで敬遠していた方もこれからは存分に活用しましょう。
3、まとめ
日々の業務でExcelを使っている方は多いかと思いますが、すべての機能を使えるという方は少ないですよね。Excelは基本的な関数が使えれば、経理や財務業務以外は問題なく利用できるものの、「マクロ」は覚えたい機能の一つです。
特に、コピー＆ペーストを繰り返すような作業をしている方は、「マクロ」を利用すれば確実に業務の効率化が図れます。VBAという高度なマクロ機能はありますが、簡単なマクロならご紹介した通り簡単に記録して実行できます。
今まで利用していなかった方も、業務効率化のために「マクロ」機能は存分に活用しましょう。