職種に関係なく必要になるのが事務業務。
事務業務といっても種類はさまざま、一般事務や営業事務、経理・総務事務などの仕事をしている方は、縁の下の力持ちとして業務をこなしています。そこで、営業職や技術職と同じように、事務業務でも効率化するために日々試行錯誤しているのではないでしょうか？
事務業務でも仕事の早い・遅いの違いは、単純にポイントを押さえて効率的に仕事をしているか・していないかの違い。ということで今回は、事務業務を効率化するための４つのポイントをご紹介いたします。
目次
１、事務業務を効率化するための4つのポイント！
事務と一口にいっても先程も説明した通り、一般事務／営業事務／経理事務／総務事務／受付事務／秘書 などというように、それぞれ専門分野に分かれ、その具体的に業務内容は多岐に渡ります。
そこで、ここからは事務業務全般にあてはまる効率化するための4つのポイントをご紹介いたします。
ポイント➀ デスクは常に整理整頓
事務業務では、様々な書類や必要なものを管理して、必要なときに直ぐに対応できるようにしておく必要があります。そこで、デスクの上や備品置き場などが整理されていないと、必要なときになって探す手間と時間がかかってしまい、それだけで効率が悪くなってしまいます。
事務処理が早い人のデスクを見れば、おそらく書類や備品が見やすく、取り出しやすく整理整頓されているはず。人の振り見て我が振り直せ、ということわざ通り、デスクは常に整理整頓しておくのが効率化のための大きなポイントになります。
また、自分のデスクだけでなく、職場全体を見てスムーズに業務ができるような環境作りをするのも事務職の大切な仕事です。
ポイント➁ PCソフトの操作方法はしっかり覚える
事務業務で使うものといえば電話やコピー機はもちろん、最も使用するのがパソコン。そのパソコンでは主にWordとExcelが使われ、簡単な文字入力は大抵の方はできるのではないでしょうか。
特にExcelは表計算ソフトとして、勤怠管理、伝票処理および整理、見積書や請求書の作成、データ集計などで利用する機会は多く、文書データを作成するWordよりも使用頻度は高いと思われます。
そこで、Excelでよく使う関数やショートカットキーは、自分なりに整理して１枚の用紙にまとめておくと効果的です。中でも関数をスムーズに使いこなせれば、それだけで業務効率は格段にアップするでしょう。
ポイント➂ 事務処理の優先順位を決めてスリム化を進める
事務業務といっても１日同じ仕事を訳ではないので、1日のスケジュールが分かっているときは、項目ごとに優先順位を決めてから仕事に取りかかると効率的に進められます。
そこでおすすめしたいのが、優先順位の高いものは午前中に済ませてしまうというもの。人間の脳は午前中の方がスッキリ冴えている状態なので、午前中に大事な書類を作成すればミスも少なく効率的に進められるのではないでしょうか。
また、月末書類といった毎月定期的に作成する書類や手続きは、マニュアル化するなどして別の担当者でも出来るように配慮も必要です。
その他にも、日々の事務処理の中で無駄と感じる書類があれば、別の書類とまとめたり、書式を見直したりして、できるだけ仕事の量が減るように無駄を省いてスリム化いくのも業務の効率化には大切なポイントです。
ポイント➃ 1つの事務処理にかける時間を設定する
何事もダラダラして取り組めば時間はいくらでもかかってしまいます。そこで、1日のスケジュールを見て、1つの事務処理にかける時間を設定して目標を立てるのも効率化には効果的です。
何時までに終わらせる、もしくは何分で終られる、といった目標を自分で設定することで、仕事にメリハリができます。基本は、残業しないで済むように考えていきましょう。
2、まとめ
事務職として一般事務や営業事務、経理・総務事務の仕事をしている方も、もちろん業務の効率化していく努力は必要ですよね。
基本的に、パソコンを利用して各種書類の作成や、データ入力・集計といった事務処理が多くいことから、まずは1日の仕事の中で優先順位を決めて取りかかるのが基本です。
また、できるだけ無駄を省いて、似たような書類や手続きはまとめられるものは積極的に集約して、できるだけ業務のスリム化を進めれば、おのずと業務の効率化に繋がっていきます。
事務業務は営業や技術職と違って目立たない仕事ですが、とても大切な仕事です。自分の業務の効率化とともに、社内全体がスムーズに仕事ができるような環境作りを目指していきましょう。